关于做好2017年文书档案归档工作的通知

 

各系（部）、处、室及附属机构：

根据学校2018年整体工作的内容与要求，结合学校综合档案管理的相关规定，需将2017年产生的、已办理完毕的文书档案材料进行收集、归档。具体归档要求事项如下：

一、归档原则：

    档案资料由形成部门或业务处理部门整理立卷，保持案卷相对齐全、完整及有机联系。

二、归档范围：

学校党政管理、教学、科研、基建、设备管理等各项活动中产生的具有保存价值的文书材料均应归档。

各部门、系部及相关单位文件材料归档范围，详细情况请参照附件：《郑州澍青医学高等专科学校档案归档范围和保管期限表》

三、归档要求：

    1、各部门负责人要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理、鉴定与立卷工作，不仅要保证归档文件材料完整齐全，还要保证案卷的归档质量。

    2、各部门、系、部及相关单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。

    3、文书类材料原则上实行以件为单位归档。

4、归档立卷的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。

凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求进行整理后再移交。各部门、系部及相关单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向综合档案室工作人员联系咨询。

四、移交档案程序：

1、案卷质量验收：

    移交档案时，交接双方当面检查案卷质量，按立卷要求进行验收，不符合立卷要求的退回归档部门重新整理，直至验收合格方可办理移交手续。

2、移交手续：

归档部门移交档案案卷时，交接双方填写“档案案卷交接记录单”，同时，移交方应持有“档案案卷材料移交清单（见附件）”纸质版及电子版，该清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

五、归档时间：

2018年4月30日前。

六、档案移交地点及联系方式：

综合档案室档案科（学校东区图书馆六楼综合档案室）

内线：3991

郑州澍青医学高等专科学校综合档案室

2018年3月9日