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关于做好2019年文书及教学档案归档工作的通知

关于做好2019年文书及教学档案

归档工作的通知

 

各系(部)、处及有关部门:

根据学校2020年整体工作的内容与要求,结合学校综合档案管理的相关规定,需将2019年产生的、已办理完毕的文书及教学档案材料进行收集、归档。具体归档要求事项如下:

一、归档原则:

    档案资料由形成部门或业务处理部门收集、整理,保持案卷相对齐全、完整、真实、有效及有机联系。

二、归档范围:

学校党政管理、教学、科研、基建、设备管理等各项活动中产生的具有保存价值的文书材料均应归档。

各系(部)、处、室及附属机构文件材料归档范围,请参照《郑州澍青医学高等专科学校档案归档范围和保管期限表》。

、归档要求:

    1、各部门负责人要加强本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行自己的工作职责,负责本部门归档材料的收集、整理、初步鉴定与预立卷工作,不仅要保证归档文件材料完整齐全,还要保证案卷的归档质量。

    2、各系、部及相关单位产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。

    3、各类档案材料原则上实行以件为单位进行立卷、归档。

4、归档立卷的材料必须是原件,复印件原则上不得归档。

5、本年归档文件实行“双套制(纸质版+电子版)”归档,如有电子版,移交纸质版时需将对应电子版一并移交。

凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后再移交。各系部、处及相关单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向综合档案室工作人员联系咨询。

四、移交档案程序:

1、案卷质量验收:

    移交档案时,交接双方当面检查案卷质量,按立卷要求进行验收,不符合立卷要求的退回归档部门重新整理,直至验收合格方可办理移交手续。

2、移交手续:

归档部门移交档案案卷时,交接双方填写“档案案卷交接记录单”,同时,移交方应持有“档案案卷材料移交清单(见附件)”纸质版及电子版,该清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

五、归档时间:

2020年6月30日前。

六、档案移交地点及联系方式:

综合档案室综合档案科(学校东区图书馆六楼综合档案室)

内线:3991

综合档案室

2020年4月29日

 

 

附件:(请联系学校档案室索取电子版,谢谢!)

1、档案立卷简易程序(参考)

2、档案案卷卷内目录模版

3、档案案卷材料移交清单(可以选用)

4、《郑州澍青医学高等专科学校档案归档范围和保管期限表》

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